Tirsdag 5.6.: Prosjektverksted
var det prosjektarbeid som var hovedtema. Siden jeg måtte bile en herre med gips til sykehuset, slik at han kunne få klippet av gipsen først, kom jeg litt ut i innledningen til Odd Eyvind Hovland. Jeg fikk dessverre ikke med meg tre gode eksempler fra virkeligheten: Elin Mariboe Hovde som fortalte om prosjektet "Surface board i Modum bibliotek", Pål Ødemark som fortalte om prosjektet "Rom for deltakelse" på Nedre Eiker bibliotek og Jannicke Røgler som rapporterte om framdriften i prosjektet "Elån i Buskerud"
Men Odd Eyvind Hovland var svært engasjerende! Første spørsmål man må stile seg, er "Hvofor skal vi jobbe i prosjekt?" Det kan vært uike grunner til det. "Vi trenger penger" er en gammel kjenning. Men også "Vi kan få prøvd noe nytt" eller "Vi kan få vist oss fram". Det er viktig å ha klart for seg hvorfor man vil ha prosjekt, for det er ikke bare fordeler med det. Det krever ressurser, både i tid og økonomisk. Det kan være en utfordrende arbeidsform og det er slett ikke alltid vellykket.
Prosjektleder har et viktig ansvar for god planlegging og for å etablere et godt forhold mellom basisorganisasjonen og prosjektet. Resultatene av prosjektet skal komme basisorganisasjonen til gode i etterkant. Viktig å forstå at resultatene kommer etter at prosjektet er avsluttet, og det er dette som er i basisorganisasjonens interesse. Prosjektleders oppgave er også å få folk til å samarbeide, men enn å kontrollere og planlegge. Det er samarbeid som driver noe fram, og det er framdrift som gir resultater.
Det er også svært viktig at alle som er med i prosjektet har en felles oppfatning og er enige om av hva det er man skal få til. Uten felles forståelseramme er det vanskelig å ha framdrift og prosjektgruppa kan lett gå i oppløsning.
Når er et prosjekt vellykket? Hovland eksemplfiserte med verdens første hjertetranslantasjon. Transplantasjonen ble evaluert som vellykket, men passienten døde etter 18 dager. Om noe er vellykket kommer an på hvem som ser. Medisinsk var det en sensasjon, men for passienten spilte det vel liten rolle fra eller til, han døde jo allikevel.
Andre del av prosjektverkstede var praksis.Vi var blitt plassert i grupper, og hadde allerede hatt flere små diskusjonsoppgaver. Så skulle vi bli enige om et prosjekt, og skrive ned formål/hensikt og mål. Det viste seg å slett ikke være så lett i alle tilfeller. Det er svært lett å tenke at formålet er målet. Men formålet er langtidseffekten. Det vil ofte ikke være med i prosjektet i det hele tatt. Kanskje ser vi ikke formålet før etter 10 år ... "Å få en digital samling av ulike kulturuttryk i Buskerud" kan være formålet med en Studiobuss - en buss med lyd- og videoutstyr som durer rundt i fylket og tilbyr lokale band, besteforeldre, innvandrere, lokale diktere osv. å gjøre opptak og lagre det i bibliotekets katalog. "Å ha en ferdig utstyrt buss - klar til å legg ut på veiene" kan være målet i et prosjekt.
Og til slutt er det jo slik at man ofte lærer mest av sine feil. Så hva er de vangliste feilene i prosjektarbeid?
1: Man setter i gang før målene er tilstrekkelig klarlagt
2: Prosjektet er for dårlig avgrenset
3: Ambisjonsnivået er for høyt
4: Man overser betydningen av aksept fra deltakerne
5: For lite kontakt med interessentene - prosjektgruppen isoleres
Onsdag 6.6.: Endringsledelse og Nettressurser
1: Endringsledelse!
Unni Knutsen fra HiOA kom og ga en innføring i endringsledelse. Dette er først og fremst myntet på ledere, men jeg syntes det var relevant også for en menig bibliotekar - for å få en forståelse av hva det er man blir "utsatt" for når det skjer endringer initiert ovenfra ...
Endringkynisme: det er når ansatte reagerer negativt på endringer. Det er et lederansvar når det oppstår, men det er ikke all verden som skal til for å unngå det heller: gi de ansatte reell innfytelse og involver dem tidligst mulig i prosessen. Det gir den enkelte anledning til i større grad å kunne gjøre endringen til en mulighet for seg selv. både fordi man kanskje kan påvirke prosessen og fordi diskusjon og medvirkning generelt åpner opp for å se nye muligheter og dermed letter gir aksept.
Reaksjonen hos ansatte kan grupperes i fire: aksept,likegyldighet (BOHEMICA=bend over, here it comes again), passiv motstand og aktiv motstand
Men typen organisasjon er også medvirkende til hvordan endringer oppfattes. Bibliotek er typiske verdibaserte organisasjoner. Det betyr at organisasjonen er mer enn selv seg, den har en verdiforankret eksisensbegrunnelse. Endringer som utfordrer det verdigrunnlaget som disse organisasjonen bygger på, er spesielt smertefulle. For eksempel volder det rabalder hvis/når gratisprinsippet blir utfordret i bibliotekvesenet. Dette eksemplifiserer også at typen endring er avgjørende for hvor mye kynisme som kan oppstå: organisasjonsendring (endringer i hvem vi er: institusjoner som gir gratis tilgang til informasjon og kultur) er mye vanskeligere enn organisasjonsutvikling (endringer i den vi er: endringer i metoder for utlån, kildeformat, aktiviteter og arrangement osv.)
Endringsledelse er en del av den strategiske ledelsen. Endringer innføres fordi en organisasjon eller bedrift skal møte og håndtere konkurranse og fordi man hele tiden ønsker å operere i markedet, helst med større markedsandeler. En GAP-analyse er et nyttig verktøy for å lage strategisk plan og for å fastsette hvilke endringer som må gjøres: Hvor står vi? Hvor ønsker vi å være? Svarene på disse to stpørsmålene vil avsløre et gap mellom nå-situasjon og mål. Spørsmålet Hvordan skal vi komme dit? gir føringer for hvilke endringer som bør settes i verk.
 | |
| http://www.flickr.com/photos/toprankblog/2758685126/in/photostream/ |
Lasse Christensen fra Bærum bibliotek hadde en grundig gjenomgang av referansearbeid i internettjungelen. Christensen er ansvarlig for temasiden Nettguide på biblioteket hjemmesider. På Bærum bibliotek har de utviklet retningslinjer for referansetjenesten, hvor det blant annet heter at bibliotekarene skal tilby digitale referanser der det er aktuelt. Bærum bibliotek er mer enn et utlånsbibliotek! Så hver gang man får et referansespørsmål, må man spørre seg selv: Hvordan er det med de digitale kildene på dette området? Er man usikker, så skriv ned spørsmålet og ta det med tilbake på kontorplassen. Sjekk nettet! Slik bygger de ansatte opp sin egen digitale kompetanse. Christensen gikk igjennom mange forskjellige nettsteder, søketeknikker og digitale utfordringer. Jeg anbefaler en grundig lesing av ressurssidene.
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar